Nhân viên Hành chính Tổng hợp

Nhân viên hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các công việc hành chính văn phòng nhằm đảm bảo hoạt động hàng ngày của công ty diễn ra trôi chảy và hiệu quả.

1. Trách nhiệm

a. Công tác hành chính – văn thư:

+ Soạn thảo, tiếp nhận, lưu trữ các văn bản, công văn, chứng từ hành chính

+ Kiểm soát và thực hiện việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục cho cán bộ nhân viên

+ Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp/ event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác/ lịch hẹn cho Ban lãnh đạo.

+ Thực hiện kiểm soát và thanh toán các chi phí hành chính: chuyển phát nhanh, hóa đơn điện nước, internet, phí đỗ xe, mua đồ lễ thắp hương, v.v…

b. Quản lý tài sản & thiết bị

+ Theo dõi, quản lý, bàn giao và nhận bàn giao các tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của Công ty đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan.

+ Theo dõi lịch bảo trì, thay mới máy móc, thiết bị; phối hợp cùng bộ phận liên quan làm đề xuất thay thế khi thiết bị hư hỏng.

c. Quản lý và điều phối vận tải

+ Theo dõi, đối chiếu tình hình sử dụng vật tư cho từng xe và lên báo báo cáo phân tích chi phí vận hành và mức độ sử dụng xe nội bộ

+ Quản lý biên bản xác nhận lịch trình xe của tài xế sau khi chở khách và theo dõi chấm công của bộ phận lái xe

+ Phối hợp với Tổ trưởng tổ Giao thông vận tải để theo dõi lịch sửa chữa, bảo dưỡng xe định kỳ, xử lý sự cố phát sinh của các xe và các chi phí liên quan

+ Tiếp nhận, xử lý phản hồi của khách hàng liên quan đến dịch vụ xe; chốt chi phí vận chuyển và bàn giao thông tin cho bộ phận kinh doanh xử lý công nợ.

+ Tổng hợp, cập nhật và lưu trữ thông tin các giấy tờ hồ sơ liên quan đến xe và lái xe; cập nhật bảng theo dõi thông tin chung về tình hình giấy tờ xe như đăng ký, đăng kiểm, phù hiệu, bảo hiểm… và làm thủ tục gia hạn kịp thời

2. Báo cáo

– Báo cáo công việc cho Tổng giám đốc và Ban Lãnh đạo.

3. Yêu cầu công việc

– Tốt nghiệp trình độ Đại học trở lên, ưu tiên các ngành Quản trị Nhân lực hoặc các ngành liên quan đến Hành chính Nhân sự.

– Có kinh nghiệm ít nhất 02 năm là Nhân viên Hành chính Tổng hợp hay một vị trí tương đương khác trong phòng Hành chính.

– Ưu tiên ứng viên am hiểu về phương tiện vận tải (ô tô) và có kinh nghiệm quản lý, điều phối đội xe.

– Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng.

– Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh tốt.

– Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.

– Có khả năng làm việc nhóm, thái độ nghiêm túc trong công việc, có tinh thần cầu tiến và chịu được áp lực công việc.

4. Chế độ phúc lợi:

– Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực;

– Được doanh nghiệp ký Hợp đồng Lao động đóng đầy đủ BHXH, BHYT theo quy định của Nhà nước;

– Được đóng Bảo hiểm tai nạn con người 24/24 ngay từ khi thử việc;

– Được nghỉ phép 12 ngày/ năm khi là nhân viên chính thức và các ngày nghỉ Lễ, Tết theo quy định của nhà nước;

– Thưởng: áp dụng chế độ lương tháng 13; thưởng các ngày Lễ, Tết và kỷ niệm theo quy định của Công ty và Công đoàn Công ty; thưởng theo kết quả kinh doanh hàng năm của Công ty; thưởng thành tích cho từng cá nhân tiêu biểu;

– Được hưởng các chế độ khác như: quà kỷ niệm ngày sinh nhật; tham gia đào tạo nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng làm việc; thăm quan, du lịch, các chế độ nghỉ dưỡng hàng năm của Công ty; tham gia team building, các phong trào thể thao, văn nghệ và các sự kiện khác của Công ty;

– Được trang bị máy móc, thiết bị phục vụ công việc;

– Được đào tạo nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp;

– Có lộ trình thăng tiến phát triển nghề nghiệp rõ ràng sau khi tiếp nhận công việc;

– Môi trường làm việc năng động, nhiều lĩnh vực để học hỏi và phát triển.